In einer traditionellen und etablierten Art, ein Restaurant zu führen, besteht eine enge Kommunikation zwischen dem Kellner und dem Koch. Der Erste nimmt die Bestellungen auf, und der Zweite muss den besten Weg finden, alle Bestellungen rechtzeitig auszuliefern.
Außerdem muss der Kellner häufig Fragen beantworten wie: „Warum haben diese Leute nach uns bestellt und ihr Essen früher bekommen?“ oder ähnliche.
Dieser traditionelle Ansatz funktioniert jedoch nur, wenn der Kundenstrom überschaubar ist und eine gute Kommunikation zwischen dem Gastraum und der Küche besteht.
In stark frequentierten Umgebungen wie Fast-Food-Restaurants – wo der Kassierer Bestellung für Bestellung schnell abwickeln und umgehend auf Kundenanfragen reagieren muss – wird das traditionelle (nicht-fast-food) Modell unpraktikabel.
Und genau hier kommt das Kitchen Display System (KDS) ins Spiel.
Kitchen Display System (KDS) – Übersicht aller Bestellungen.
Was ist Kitchen Display System
In seiner Grundform ist ein KDS (Kitchen Display System) ein System, das den Bestellpunkt (POS, Bestell-App, Self-Ordering-Kiosk) mit der Küche verbindet, wo die Bestellungen angezeigt und Informationen ausgetauscht werden. Diese Definition erklärt jedoch kaum etwas, daher ist es notwendig, sie Schritt für Schritt zu erläutern.
Das System verbindet den Bestellpunkt mit der Küche – in einem modernen Restaurant gibt es mindestens einige Stellen, an denen der Kunde eine Mahlzeit bestellen kann. Dies kann über den Kassierer (POS), über das Bestellkiosk, per mobiler App oder online über das Online-Bestellsystem oder einen Integrationsdienst erfolgen.
Die Bestellungen werden angezeigt – das KDS nimmt in der Regel die Form eines digitalen Displays an, das eine Warteschlange von Bestellungen zur Zubereitung zeigt. In einer weiterentwickelten Version kann das System die Warteschlange so verwalten, dass die Mahlzeiten auf möglichst effiziente Weise ausgegeben werden.
Die Informationen werden ausgetauscht – das KDS-System ist auch ein Werkzeug, das die Kommunikation zwischen dem Küchenteam, den Kassierern, dem Servicepersonal und den Kunden erleichtert. Jedes Team kann mit den anderen kommunizieren und Informationen über den Status der Bestellung, die voraussichtliche Fertigstellungszeit oder eine erwartete Verzögerung übermitteln.
Die Informationen werden vorverarbeitet – die fortschrittlichsten Systeme senden Informationen nicht nur zwischen der Küche und dem Gastraum, sondern reihen sie auch ein und bereiten sie vor. Wenn zum Beispiel eine Bestellung für einen Burger, Pommes und Salat eingeht, müssen drei Bestandteile zubereitet werden – der Burger muss gegrillt, die Pommes frittiert und der Salat mit Dressing versehen werden. Alles muss so schnell wie möglich und gleichzeitig frisch serviert werden. Das System kann dies steuern, indem es beispielsweise die Pommes mit einer Verzögerung von fünf Minuten in der Warteschlange anzeigt, um die höchste Qualität der Bestellung sicherzustellen.
Unter Berücksichtigung all dieser Funktionen ist ein richtig eingesetztes Kitchen Display System (KDS) das zentrale Element im Arbeitsablauf eines Restaurants. Wird es zusätzlich mit Anzeigesystemen für Kunden verbunden, kann es die Frustration erheblich reduzieren und die Kundenerfahrung deutlich verbessern.
Laut Daten von Arise betrachten zwei Drittel der Menschen zwei Minuten Wartezeit als das Maximum, das sie akzeptieren. Für 17 % der Befragten war „keine Wartezeit akzeptabel“. Mit ein paar cleveren Tricks kann ein Kitchen Display System diese Herausforderung problemlos meistern.
Vorteile eines Kitchen Display System
Wenn man nur von einem grundlegenden Funktionsumfang eines KDS ausgeht, wirkt das System eher einfach und in gewissem Maße robust. Das mag auf die einfachste Ausführung tatsächlich zutreffen. Doch je weiterentwickelt das System ist, desto mehr Vorteile bringt es mit sich.
Keine verlorenen Bestellungen
Der Hauptvorteil eines KDS besteht darin, dass alle Bestellungen in einem einzigen, zentralisierten Ablauf erfasst werden, der vom Bestellpunkt direkt in die Küche fließt. Dadurch wird die frustrierende und peinliche Situation vermieden, in der eine Bestellung verloren geht und der Kunde lange warten muss – nur um dann informiert zu werden, dass es kein Essen geben wird. Mit einem KDS kann so etwas nicht passieren.
Warteschlange für die Speisenzubereitung
Mit einem in der Gastronomie eingesetzten KDS (Kitchen Display System) erhält das Küchenteam einen klaren Überblick über die zuzubereitenden Gerichte und den Zeitpunkt ihrer Bestellung. Dadurch kann das Team seine Arbeit so organisieren, dass die Speisen möglichst effizient und pünktlich zubereitet werden. Die Aufträge können anschließend auf verschiedene Weise weiterverarbeitet werden – eine der effektivsten Methoden ist die Aufteilung nach Fachkraft oder verwendetem Kochgerät.
Workflow-Steuerung
Die andere Seite derselben Medaille – mit einem klaren Überblick über die Warteschlange erhält das Team auch einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben. Dadurch lassen sich Fehlplanungen und Überlastung leichter vermeiden. Das Team kann seine Zeit rationaler und effizienter einteilen.
Das Bestellabwicklungsteam und das Küchenteam können reibungsloser miteinander kommunizieren, wodurch Missverständnisse auf ein Minimum reduziert werden. Zudem macht die Unterstützung durch ein digitales System Kommunikationsfehler deutlich unwahrscheinlicher.
Wie bereits erwähnt, bietet das System – vorausgesetzt es ist entsprechend ausgereift – zahlreiche Vorteile. In diesem Zusammenhang gibt es mindestens einige Funktionen, die berücksichtigt werden sollten.
Funktionen eines Kitchen Display Systems
Die Ausgereiftheit des Systems ist ein zentrales Unterscheidungsmerkmal zwischen einem guten und einem schlechten Kitchen Display System (KDS). Doch welche Funktionen sind bei einem solchen System besonders wichtig?
Automatische Verwaltung der Zubereitungszeiten
Es ist nicht zwingend erforderlich, die Gerichte in der Reihenfolge ihrer Bestellung zuzubereiten. Um die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen, kann das Küchenteam mit der Zubereitung bestimmter Speisen – etwa durch Braten oder Kochen – früher beginnen, wenn diese eine längere Vorbereitungszeit erfordern. Ein ausgereiftes System kann das Ablaufmanagement automatisieren und die Auslastung der Küchengeräte maximieren.
Workflow-Verarbeitung
Das Befolgen eines Rezepts ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren. Dieses Prinzip steht hinter dem großen Erfolg von Kochgeräten für den Endverbrauchermarkt, die dem Nutzer klare Anweisungen geben, was wann und wie zu tun ist.
Ein modernes Kitchen Display System (KDS) verfolgt dasselbe Ziel – jedoch für das gesamte Küchenteam. Im Idealfall steuert das System nicht nur den Fluss der Bestellungen, sondern auch den Arbeitsablauf des gesamten Teams. So wird sichergestellt, dass alle Gerichte pünktlich, frisch und ohne Zeitverschwendung serviert werden.
Workflow für Bestellungen im KDS
Routing
Dasselbe gilt für die Nutzung der Küchengeräte – es steht nur eine begrenzte Anzahl an Fritteusen, Öfen oder anderen Geräten zur Verfügung, die für den Kochprozess entscheidend sind. Hat das System Zugriff auf den eingehenden Bestellstrom sowie den aktuellen Belegungsstatus jedes Geräts, kann es die Aufträge so weiterleiten, dass die Gesamteffizienz der Küche maximiert wird. Gerade in einem großen, stark frequentierten Restaurant kann das Routing eine komplexe Aufgabe sein, die den menschlichen Verstand schnell überfordert. Eine Maschine hingegen kann unerwartete Optimierungen erkennen und datengestützte Erkenntnisse nutzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Informationsquelle für das Management
Ein KDS kann auch eine wichtige Datenquelle sein, um den gesamten Restaurantbetrieb zu optimieren. Damit lässt sich nicht nur der Durchsatz einzelner Küchenstationen sowie die Leistung einzelner Mitarbeiter überwachen – auch der gesamte Küchendurchsatz kann genutzt werden, um die auf der Bestellplattform zugesagte Lieferzeit anzupassen oder Bestellungen aus bestimmten Kanälen (insbesondere solchen mit geringerer Marge) gegebenenfalls zu begrenzen.
Integrierbarkeit
Ein ausgereiftes KDS-System wie OrderingStack ist eine cloudbasierte Software, die in jedem Restauranttyp ein enormes Produktivitätspotenzial entfalten kann. Gleichzeitig lässt sich das KDS auch als Komponente eines größeren Systems nutzen. Die Implementierung eines modernen KDS bedeutet daher keine vollständige technologische Revolution im Restaurantbetrieb – OrderingStack kann als KDS-SaaS-Modul in jedes bestehende POS-System integriert werden, ebenso wie in Lagerverwaltungssysteme, Bestellkanäle, Buchhaltungssoftware und zahlreiche andere digitale Werkzeuge.
Zusammenfassung
Das Kitchen Display System ist das Herzstück jedes modernen Restaurants und der Schlüssel zur weiteren digitalen Transformation. Ohne ein solches System besteht ein enormes Risiko, dass zukünftige Systeme zu verlorenen Bestellungen und Produktivitätsverlust durch Chaos führen.
Wenn Sie dieses Thema besprechen möchten oder Fragen zu einem modernen Kitchen Display System (KDS) haben, zögern Sie nicht, uns noch heute zu kontaktieren!
Beispiele für Küchen-Workflows mit KDS-Unterstützung
Einfacher Ablauf (ein KDS)
- Bestellung wird aufgegeben (über POS, Online-Bestellkanal, Aggregator oder Kiosk)
- Aufgabe erscheint auf dem KDS (Kitchen Display System)
- Küchenmitarbeiter markiert die Aufgabe als „in Arbeit“ (sobald er mit der Zubereitung beginnt)
- Küchenmitarbeiter markiert die Aufgabe als „fertig“
- Küchenmitarbeiter markiert die Aufgabe als „ausgeliefert“(bzw. zur Abholung bereit oder serviert)
Erweiterter Workflow in einem Burger-Restaurant (4 KDS & 4 Küchenstationen):
Bestellung wird aufgegeben (über POS, Online-Bestellkanal, Aggregator oder Kiosk)
GRILLSTATION: Aufgabe mit den Burger-Positionen erscheint auf dem KDS
GRILLSTATION: Mitarbeiter markiert den Start der Zubereitung (nach 4 Minuten)
FRITES-STATION: Aufgabe mit den Pommes erscheint (4 Minuten nach Start an der Grillstation > 3. Mitarbeiter beginnt mit der Zubereitung der Beilagen)
FERTIGSTELLUNGSSTATION (Completion Station): Aufgabe mit allen Bestandteilen der Bestellung erscheint
FERTIGSTELLUNGSSTATION (Completion Station): Station erkennt automatisch, wann die Positionen an GRILL und FRITES abgeschlossen sind > fertig
FERTIGSTELLUNGSSTATION (Completion Station): Mitarbeiter sammelt alle Teile, fügt zusätzliche Artikel hinzu (z. B. Cola-Dose), Aufgabe wird als „fertig“ markiert
ÜBERGABESTATION (Handover Station): Erhält die verpackte Bestellung
ÜBERGABESTATION (Handover Station): Markiert die Bestellung als „ausgeliefert“, sobald sie an den Kunden übergeben wurde
