Z dniem 1 czerwca 2020 r. zaczęły obowiązywać przepisy regulujące wykorzystywanie kas fiskalnych działających na bazie oprogramowania. Czym są kasy wirtualne oraz jakie są konsekwencje ich używania?
Kasa fiskalna online opiera się na tradycyjnej kasie fiskalnej, przesyła jednak dane do Centralnego Rejestru Kas.
CRK jest systemem kierowanym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który odbiera, gromadzi, analizuje i kontroluje dane pochodzące z kas fiskalnych. Są to m.in. rejestry sprzedaży, daty fiskalizacji kasy czy obowiązkowych przeglądów technicznych urządzenia. System przesyła także polecenia dotyczące pracy danej kasy fiskalnej
Ponadto dane transakcji są przechowywane w pamięci urządzenia, do której dostęp ma tylko dostawca rozwiązania kasowego. W ten sposób gromadzone są m.in. paragony fiskalne, raporty dobowe czy dokumenty niefiskalne.
Dzięki kasom online przedsiębiorca nie jest zmuszony do przechowywania wydruków. Urządzenia są także wygodniejsze w obsłudze. Korzyścią dla fiskusa jest natomiast uszczelnienie systemu podatkowego, ponieważ rozliczenie nie opiera się jedynie na przekazanych przez przedsiębiorcę rejestrach transakcji.
Możliwość korzystania z kas online pojawiła się w maju 2019 r. wraz z rozporządzeniem Ministra Finansów. Obowiązek ich posiadania został natomiast wprowadzony dla pierwszych branż od początku roku 2020 i będzie stopniowo obejmował kolejne rodzaje działalności aż do stycznia 2021 r.
O ile kasy fiskalne online wymagają od przedsiębiorcy korzystania z tradycyjnego urządzenia, tak kasy wirtualne opierają się w pełni na aplikacjach. Do ich obsługi wystarczy smartfon lub komputer. Do podstawowych funkcji oprogramowania należą elektroniczne archiwizowanie kopii dokumentów oraz łączenie się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).
Aplikacje kas mających postać oprogramowania mogą być rozbudowywane o dodatkowe funkcje. Należą do nich między innymi integracja ze sklepami internetowymi czy systemami zamówień lub ewidencjonowania czasu pracowników.
Oprogramowanie może pozwalać także na obsługę wielu firm za pomocą jednego urządzenia, a także integrację kasy z terminalami POS. Z biegiem czasu producenci aplikacji będą prawdopodobnie rozwijać je o funkcje spersonalizowane pod kątem danych branż.
Wszystkie dane pochodzące z oprogramowania kas wirtualnych przechowywane są w chmurze obliczeniowej. Dzięki temu zapewnione jest ich zabezpieczenie przed ewentualną awarią serwera, gdyż informacje znajdują się na wielu różnych urządzeniach. W przypadku awarii jednego z nich jego funkcje błyskawicznie przejmą kolejne.
Aplikacje kas wirtualnych podlegają homologacji Głównego Urzędu Miar, który będzie oceniał poprawność działania ich procesów związanych z realizacją założeń technicznych wymaganych przez prawo.
Kasa fiskalna na bazie oprogramowania jest znacznie tańszym rozwiązaniem niż tradycyjna. Brak konieczności zakupu drogiego urządzenia, może zachęcić do rozpoczęcia działalności osoby, dla których jego cena była zbyt wysoka. Koszty bieżącej obsługi kas wirtualnych także są niższe. Urządzeń nie trzeba np. serwisować, a oprogramowanie aktualizuje się automatycznie.
Koszt, jaki ponosi przedsiębiorca w przypadku kasy wirtualnej, zawiera cenę licencji oprogramowania (możliwe, że w modelu abonamentowym) oraz zakupu drukarki termicznej. Zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi istnieje co prawda możliwość przesyłania klientowi paragonów elektronicznych, ale musi on wyrazić na to zgodę. W związku z tym niezbędne jest posiadanie przez przedsiębiorcę drukarki, by mógł wydrukować tradycyjny, papierowy paragon.
Kasy fiskalne online są nie tylko droższe w utrzymaniu, ale także wymagają od przedsiębiorcy dopełniania różnorodnych formalności. Należy także regularnie wymieniać kartę pamięci urządzenia, zgłaszając ten fakt w odpowiednim urzędzie.
Przewaga kas wirtualnych nad kasami online polega na fakcie, że są oparte na oprogramowaniu. Aktualizuje się ono automatycznie, przez co przedsiębiorca zawsze będzie dysponował rozwiązaniem dostosowanym do aktualnych regulacji prawnych. Dzięki temu nie będzie potrzeby dokonywania kosztownej wymiany posiadanego urządzenia na nowe.
Zalety kas mających postać oprogramowania docenią m.in. przedsiębiorcy z takich branż jak gastronomia czy transport. Małe punkty gastronomiczne nie będą zmuszone do korzystania z niewygodnych kas fiskalnych, które zajmują dużo miejsca. Oszczędność przestrzeni w jeszcze większym stopniu odczują np. taksówkarze, gdyż tradycyjna, nawet mobilna kasa fiskalna, zajmuje w pojeździe dużo miejsca.
Szara strefa odpowiada za stratę w polskim budżecie rzędu 12-14% PKB. W założeniu Ministerstwa Finansów kasy wirtualne pozwolą ją ograniczyć, ponieważ przedsiębiorcy nie będą zmuszeni do zakupu drogich kas fiskalnych. Chętniej przez to zaczną rejestrować transakcje. Poprawią się także przychody państwa tytułem podatku VAT.
Ministerstwo Finansów zauważa również, że wzmocniony zostanie element kontrolny aparatu skarbowego, ponieważ dane z kas będą dostarczane fiskusowi w czasie rzeczywistym.
Kwestii związanych z kasami wirtualnymi dotyczą dwa rozporządzenia Ministerstwa Finansów. Rozporządzenie z dnia 26.05.2020 r. zawiera ogólne przepisy używania kas, natomiast rozporządzenie z dnia 29.05.2020 r. określa grupy podatników, których będą dotyczyć nowe regulacje.
Z kas wirtualnych będą mogły korzystać jedynie firmy, których obrót nie przekracza 10 mln Euro. Początkowo rozwiązanie będzie dostępne dla m.in. branża transportowa, hotelarska, gastronomiczna oraz sprzedaży węgla (pełna lista branż znajduje się na stronie rozporządzenia).
Przepisy określają m.in.wymogi techniczne, które będą musiały spełnić kasy wirtualne. Aplikacje muszą posiadać certyfikat wystawiony przez producenta rozwiązania, który będzie ważny przez okres 10 lat od momentu wystawienia. Przede wszystkim jednak niezbędny jest certyfikat wydany przez Główny Urząd Miar (GUM). Bez niego oprogramowanie nie będzie dopuszczone do użytkowania.
Kasy działające na bazie oprogramowania muszą przede wszystkim łączyć się z Centralnym Repozytorium Kas. Niezbędna jest także współpraca oprogramowania z drukarkami fiskalnymi ze względu na konieczność wystawiania klientom paragonów. Kasy instalować będzie można na rodzajach urządzeń wskazanych przez producenta oprogramowania, z założenia będą to jednak głównie urządzenia mobilne.
Kasy mające postać oprogramowania, zostają takżepodzielone na grupy:kasy ogólne służące do ewidencjonowania, które nie wymagają dodatkowych funkcji oraz kasy o zastosowaniu specjalnym. Uwzględniają one specyfikę konkretnych branż, wyznaczając tutaj usługi transportowe samochodem osobowym, transport pasażerski na większą skalę (“kasy biletowe”) czy sprzedaż leków. Należeć do nich będą także m.in. aplikacje działające w kasach samoobsługowych sklepów.
W rozporządzeniu określono szczegółowe scenariusze korzystania z kas wirtualnych dla przypadków takich jak reklamacje czy zwroty towarów a także sposoby postępowania w przypadku omyłki użytkownika.
Przedsiębiorca zobowiązany jest także do odpowiedniej konfiguracji urządzenia, na którym zainstalowane jest oprogramowanie oraz zapewnienie połączenia kasy z drukarką paragonów. Musi także zapewnić połączenie urządzenia z internetem, aczkolwiek możliwe są krótkie okresy działania kasy off-line, w przypadku chwilowych problemów z połączeniem.
W przepisach pojawia się także regulacja kwestii przesyłania nabywcom potwierdzenia dokonania zakupu w formie elektronicznej. Forma ta, która w przyszłości ma szansę wyprzeć tradycyjne paragony (a dotycząca zarówno kas wirtualnych jak i kas online), nadal jednak jest jedynie opcjonalna, ponieważ klient musi za każdym razem wyrazić zgodę na otrzymanie elektronicznego potwierdzenia zakupu oraz wskazać sprzedawcy sposób, w jaki go odbierze.
Istniejąca regulacja dotycząca e-paragonów to jednak dopiero pierwszy etap wdrażania rozwiązania. Obecna sytuacja budzi pewne kontrowersje, ponieważ klienci, mogą być niechętni do podawania sprzedawcy swojego adresu e-mail, aby otrzymać paragon. Ponadto okazane przez klienta potwierdzenie trudno uznać za w pełni wiarygodne, a zatem będące przedmiotem ew. reklamacji.
W przyszłości dostęp do potwierdzeń zakupu mógłby być możliwy anonimowo, np. poprzez niezależne repozytorium paragonów, jak proponuje pracująca nad tym rozwiązaniem Platforma Detalistów. W związku z tym kupujący nie musiałby udostępniać swoich danych sprzedawcy.
Niewykluczone także, że paragony będą przesyłane bezpośrednio do systemów bankowości internetowej klientów. Takie rozwiązanie funkcjonuje na przykład w Wielkiej Brytanii.
Rozwiązania wprowadzone przez Ministerstwo Finansów traktowane są przez środowiska ekspertów i przedsiębiorców zazwyczaj mierze życzliwie. Mimo to, podnoszone są pewne problemy związane z wprowadzeniem w życie nowych przepisów.
Jednym z krytyków regulacji jest Business Center Club. Organizację niepokoi fakt, że przedsiębiorcy zostają obarczeni pełną odpowiedzialnością za sprawność funkcjonowania kas rejestrujących na bazie oprogramowania. BCC wskazuje także, że wprowadzanie tego rozwiązania z bez odpowiednich konsultacji (trwały one zaledwie 3 tygodnie) oraz testów może prowadzić nie tyle do uszczelnienia, ile nawet do rozszczelnienia polskiego systemu podatkowego.
Na możliwości ataków na kasy wirtualne wskazał także pełnomocnik rządu ds. cyberbezpieczeństwa. Jego zdaniem w przypadku, gdy rozwiązanie w całości opiera się na oprogramowaniu, nie istnieją mechanizmy sprzętowe, które chroniłyby transakcje przed hakerami. Jego obawy podziela również Krajowa Izba Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji.
Mimo powyższych kontrowersji wydaje się, że wirtualne kasy fiskalne są ważnym krokiem na drodze do cyfryzacji państwa. Najprawdopodobniej zostaną życzliwie przyjęte przez przedsiębiorców, szczególnie prowadzących małe firmy. Rozwiązanie znacznie obniży koszty rozpoczęcia działalności, co może przyczynić się do ograniczenia szarej strefy.
Kasy wirtualne mogą także okazać się wygodne dla wielu branż, jak transport czy gastronomia. Z tego powodu, po udoskonaleniu regulacji prawnych związanych z ich stosowaniem, mogą stać się optymalnym sposobem fiskalizacji sprzedaży.