Die Gastronomie galt lange Zeit als resistent gegenüber technologischen Umwälzungen. Mit dem Aufkommen von Integratoren und Aggregatoren hat sich die Situation jedoch verändert – und Gastronomen stehen vor neuen Herausforderungen, darunter auch das sogenannte „Tablet-Hell“.
Der Markt für digitale Restaurantlösungen wächst rasant und erreicht laut Statista weltweit über 220 Milliarden US-Dollar. In modernen Restaurants kommen zahlreiche Softwarelösungen und spezialisierte Hardware zum Einsatz – zu den bekanntesten gehören digitale Kioske, POS- und KDS-Systeme sowie Integrationsplattformen.
Der Glaube an den digitalen Wandel zeigt sich nicht nur in den Zahlen der Tech-Branche. Auch bis zu 71 % der Gastronomiebetriebe in den USA sind der Meinung, dass die digitale Transformation einer der wichtigsten Faktoren für die Stärkung ihrer geschäftlichen Agilität ist. Zudem möchten 59 % der US-Foodservice-Unternehmen physische, digitale und mobile Einkaufserlebnisse miteinander verknüpfen.
In einer frühen Phase der digitalen Transformation führt dieser Enthusiasmus jedoch oft direkt in das sogenannte „Tablet-Hell“.
„Tablet-Hölle“ ist ein umgangssprachlicher Begriff, der die Situation beschreibt, in der ein Restaurant mit mehreren Integratoren verbunden ist – also mit bekannten Lieferplattformen wie Uber Eats, Bolt Food, Takeaway oder Glovo.
Auf den ersten Blick scheint die Lage ideal: neue Kundengruppen kommen über diese Portale hinzu.
In der täglichen Realität von Gastronomiebetrieben, die mit solchen Online-Bestellplattformen kooperieren, bedeutet das jedoch meist, dass mehrere Tablets gleichzeitig im Einsatz sind – auf jedem läuft die App eines Partners. Das Personal muss laufend prüfen, ob neue Benachrichtigungen eintreffen, und die eingehenden Bestellungen an die Küche weiterleiten.
Wenn ein Restaurant relativ populär ist und mit mehreren Integratoren zusammenarbeitet, fließen die Bestellungen pausenlos ein. Das manuelle Management wird zur monotonen Vollzeitaufgabe – oft steht ein Mitarbeiter den ganzen Tag vor mehreren Tablets und koordiniert die Bestellungen.
Besonders herausfordernd wird es in sogenannten Dark Kitchens, in denen vier Integratoren aktiv sind und fünf Marken unter einem Dach betrieben werden. Das Personal muss dann vier Tablets gleichzeitig betreuen – das ist schlichtweg Wahnsinn.
Zwar ist die manuelle Verwaltung des Bestellflusses grundsätzlich möglich, doch wesentlich intelligenter und effizienter ist es, die Aggregatoren direkt in POS- und KDS-Systeme zu integrieren.
Das Kitchen Display System (KDS) ist ein Anzeigesystem mit zugehöriger Software, das den reibungslosen Ablauf der Bestellungen vom POS-System (Point of Sale) in die Küche ohne menschliches Eingreifen sicherstellt. Ein ausgeklügeltes System wie Ordering Stack listet nicht nur die Bestellungen in der Küche auf, sondern gibt dem Team auch eine exakte Reihenfolge der Zubereitung vor – dies optimiert den Produktionsablauf und reduziert die Zeit, die für die Auslieferung mehrerer Bestellungen benötigt wird.
Das KDS-System empfängt die Bestellungen vom POS-System, über das das Personal Bestellungen einfach erfassen und die Zahlungen entgegennehmen kann. Die Einbindung eines (oder mehrerer) Integrator(en) in dieses System bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
Im sogenannten „Tablet-Höllenmodus“ erhält das Restaurant eine Flut einzelner Berichte über Kosten, Bestellungen und Einnahmen. Zwar ist es möglich, diesen Informationsfluss manuell zu verwalten, doch dies ist eine mühsame und zeitraubende Aufgabe. Zudem ist das Übertragen aller Daten aus verschiedenen Berichten in ein zentrales Reporting-System fehleranfällig.
Die Integration des POS-Systems mit den Diensten von Aggregatoren oder anderen Integratoren ist eine sinnvolle Lösung, um die Arbeitsbelastung zu verringern und potenzielle Fehlerquellen durch manuelle Dateneingabe zu eliminieren.
Auch das Personal wird es zu schätzen wissen, dass nicht mehr mehrere Tablets gleichzeitig bedient werden müssen und der Bestellfluss vollständig automatisiert ist. Dies führt direkt zum nächsten Punkt:
Tablet-Hölle ist besonders belastend für das Personal in traditionellen Restaurants. Eines der zentralen Elemente im klassischen HoReCa-Geschäft ist die zwischenmenschliche Beziehung zwischen Servicepersonal und Gästen. Manchmal geht es nur um einen kurzen Plausch zwischen zwei Bestellungen, manchmal auch um mehr – etwa wenn der Barkeeper zum vertrauten Freund wird, der immer einen guten Rat und ein fröhliches Gespräch parat hat.
Wenn jedoch mehrere Tablets gleichzeitig bedient werden müssen, bleibt dem Personal weniger Zeit, sich um die Gäste vor Ort zu kümmern. Die Gäste im Restaurant fühlen sich womöglich vernachlässigt, wenn sie sehen, dass das Personal ständig tippt und scrollt, anstatt Bestellungen aufzunehmen oder auszuliefern.
Ein zentraler Kontaktpunkt für alle Bestellungen im POS-System reduziert deutlich den Zeitaufwand, den das Personal mit der Verwaltung des digitalen Abbilds des Restaurants verbringt. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Gäste vor Ort.
Darüber hinaus bringt die Automatisierung weitere Vorteile mit sich: Das Personal kann sich stärker auf den Kundenkontakt und den Betrieb des Offline-Restaurants konzentrieren. So lassen sich die Personalkosten spürbar senken, denn das Team kann mehr vor Ort leisten, anstatt mehrere Tablets zu verwalten. Das bedeutet: mehr erledigte Arbeit bei gleichem Lohn.
Wie bereits erwähnt, führt die Automatisierung des Bestellablaufs zu einer deutlichen Reduzierung potenzieller Fehler.
Sind alle Integratoren an das POS-System angebunden, gibt es weniger Apps zu verwalten. Es gibt eine zentrale Speisekarte, ein zentrales Lagersystem und ein einheitliches Zahlungssystem.
Durch diese Integration besteht kein Risiko mehr, dass ein Kunde ein nicht verfügbares Produkt bestellt oder die Speisekarte in einem der angebundenen Dienste veraltet ist. Alles ist perfekt mit dem Menü im Restaurant synchronisiert – so erhält das Unternehmen ein fehlersicheres System zur Verwaltung von Online- und Vor-Ort-Bestellungen.
Nicht zuletzt ist die Tablet-Hölle ein direkter Weg dazu, Bestellungen im POS-System zu vergessen – oder versehentlich doppelt zu erfassen. Das führt zu mangelnder Übereinstimmung mit den Anforderungen der Finanzbehörden.
Ein kleiner Fehler, der im Stress zwischen mehreren Tablets passiert, kann schnell zu Bußgeldern führen. Und es gibt Millionen bessere Möglichkeiten, dieses Geld zu investieren – je höher die Strafe, desto mehr.
Die Tablet-Hölle ist ein paradoxer Aspekt beim Betrieb eines modernen Restaurants. Sie ist ein gutes Beispiel dafür, wie die theoretisch großartige Idee, Bestellungen aus vielen verschiedenen Quellen zu sammeln, in der Praxis an der harten Realität von Benachrichtigungen auf unzähligen Bildschirmen scheitert.
Zum Glück bietet eine Software wie Ordering Stack eine einfache und intuitive Lösung, um diese Herausforderung zu meistern.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Unternehmen von der Abschaffung der Tablet-Hölle profitieren kann, kontaktieren Sie uns gern!